Depuis janvier, à l’aide de Junior Enterprises Europe (JEE), nous pouvons utiliser Notion gratuitement, un outil simple et efficace pour la gestion du travail dans notre Junior.
Parmi les fonctionnalités proposées par Google Drive, que nous utilisions en parallèle, l’ensemble de l’équipe s’est particulièrement approprié Google Sheets, un outil dont certaines capacités ne sont pas assez souvent mises en avant.
En effet, afin d’optimiser le fonctionnement de notre Junior, Google Sheets nous a permis de créer des tableaux de suivi complets, que ce soit pour le suivi des KPIs (Key Performance Indicator), des alumnis, des prospects, des planifications de communication ou d’évènements.
Google Sheets permet d’intégrer de beaux visuels, tels que des graphiques, dans nos tableaux. Ces tableaux ont pu être pour certains standardisés sous la forme de template, pour obtenir une esthétique commune à tous.
Ainsi, partagés entre des équipes de pôles différents de l’association, ces tableaux ont évolué au fil du temps pour s’adapter aux retours effectués par chacun des pôles.
Dans ce cadre, pour parler avec des termes techniques, nous avons utilisé une autre fonctionnalité proposée par Google à savoir Apps Script, qui nous a permis d’ajouter un bouton “Ajouter un rendez-vous” et d’autres boutons dans notre tableau de prospection. Auxquels on a associé une action spécifique.
Nous avons aussi utilisé différentes formules qui permettent de convertir un tableau Google Sheets en une véritable base de données par exemple avec la formule suivante qui permet d’obtenir un résultat dans le tableau de la même manière qu’on pourrait le faire dans un logiciel spécialisé avec une commande SQL :
=QUERY(A2:E6, »select avg(A) pivot B »)
Si vous souhaitez reproduire l’expérience, vous pouvez assez facilement vous aider de ChatGPT pour trouver une formule pertinente à votre besoin précis (et pas forcément avec SQL !).
Ces fonctionnalités, qui ne sont qu’une partie de tout ce que Sheets peut apporter, sont importantes pour notre association et peuvent l’être pour vous aussi, car elles permettent d’avoir des données avec un accès simple et efficace. C’est ce que permet Google sheets et c’est pour cela que nous l’utilisions.
Nous espérons que vous avez pu en découvrir plus sur Google Sheets et vous encourageons à tester plus en profondeur cet outil dont on découvre encore de notre côté des fonctionnalités cachées tous les jours (vous saviez qu’on pouvait créer des vues filtrées ?)